Как внедрить ПО в компанию без проблем и потерь

Каждая современная компания стремится повысить эффективность бизнес-процессов, в том числе с помощью программных решений. Это могут быть простые продукты или комплексные системы — зависит от требований. Как правильно тестировать сложные решения, рассказывает менеджер проектов SmartCAT Мария Голунцова.

testing_upd

Протестировать программное решение до его приобретения и внедрения в собственный бизнес логично и правильно. Какая бы задача ни стояла перед программой, проверка функционала — обязательный шаг перед покупкой. Необходимо оценить функции программы, ее качество и сопутствующие сервисы вендора: техническую поддержку, услуги по внедрению и гибкой настройке.

Иногда тестирование происходит стихийно, и получить объективную оценку крайне трудно. Сотрудники отдела пробуют функционал в разное время на разных проектах — в итоге их результаты и оценка тестирования отличаются. Одни специалисты сильнее заинтересованы в продукте, у других большая загрузка — все это влияет на процесс и требует отдельного внимания.

Методология
Корпоративное тестирование отличается от пользовательского. При корпоративном внедрении комплексного (а не линейного) решения разумнее проверить его работу на реальных процессах компании — это называется «установка демостенда». Обычно процесс подразумевает индивидуальные настройки под компанию (так называемая кастомизация), подбор системы обучения исполнителей, выбор ИТ-структуры и способа размещения (в корпоративной сети или в облаке). Именно такой комплексный подход отличает демостенд от обычной тестовой версии.

В пилотных проектах мы не просто устанавливаем SmartCAT, но и проводим обучение, готовим вместе с командой клиента критерии оценки тестирования и оказываем техническую поддержку. Такой подход помогает подобрать оптимальный сценарий работы для конкретного отдела переводов в конкретной компании.

Начинаем тестирование
Залог успешного тестирования — в трех составляющих: время, ответственность и участники.

  • Время. Тестирование должно быть ограничено по времени. Ключевая задача — провести оценку и получить на выходе эффективный инструмент, помогающий в ежедневной работе. Установите временные рамки тестирования заранее: оцените, сколько дней, часов или недель вам потребуется, чтобы полностью разобраться в инструменте (или инструментах, если выбираете между несколькими поставщиками) и принять решение.
  • Ответственность. Важно выбрать ответственного за тестирование. Если речь идет о системах автоматизации перевода, в этой роли обычно выступают руководители отдела перевода. Автоматизация подразумевает внедрение инструментов контроля качества и аналитики, помогает оценить нагрузку сотрудников, чтобы оптимизировать модели работы. Кому, как не руководителю, нужны эти данные? Но и другие сотрудники, в зависимости от степени заинтересованности, могут успешно руководить тестированием и аккумулировать результаты.Если не выбрать руководителя тестирования на вашей стороне, то будет невероятно трудно оценить результаты использования, провести анкетирование, запустить процесс, организовать обучение, а впоследствии собрать результаты для анализа.
  • Участники. А вот от пользователей (сотрудников отдела или его части) требуется детальная оценка функционала, интерфейса и удобства. Особенное внимание следует уделить сотрудникам, которые работали с похожими программными решениями. Если их много — обучение пройдет значительно проще.

    Согласно статистике работы пользователей в SmartCAT, специалисты, которые уже работали с подобными решениями, проще осваивают новые программы. И результаты такие сотрудники показывают быстрее. Тем не менее, мы в любом случае проводим обучение: формируем несколько групп, организуем разноуровневые консультации при внедрении и после него (если требуется). Такая система уже показала эффективность в крупных компаниях: Сбербанк, «Евразийский банк» и другие.

    Также данные сотрудники могут быть компетентами на тестировании, к их мнению стоит прислушаться. Как правило, их оценка будет носить объективный, предметный характер.

    Крайне важно, чтобы руководитель проекта включил тестирование и заполнение опросников по его итогам в функциональные обязанности своего отдела.

    Кажется, что на этом по участникам все. Но это должны быть не только пользователи программы, но и сотрудники других отделов. Обязательно подключите другие департаменты как можно раньше. Как минимум, ИТ-отдел и команду юристов: у них может быть свой список требований. Например, они порекомендуют, какой вариант установки выбрать — серверное решение, облачную модель или, скажем, «частное облако» (установка решения на изолированной физической или виртуальной машине с собственной базой данных в дата-центре). Повторюсь, подключайте коллег как можно раньше — объясняйте важность, используйте административный ресурс, возьмите в заложники любимый кактус. Тестировать облачную версию решения, а устанавливать серверную неправильно: разворачивать демостенд нужно в том виде, в котором он будет работать после покупки. Иначе последствия будут плачевными: при масштабировании проекта на всю организацию вылезут проблемы и ошибки — перегрузка серверов, недоступность облачных решений в закрытой сети и т.д.

Этапы тестирования
Итак, вы назначили ответственного, выбрали участников, подключили к работе сотрудников других департаментов и поняли, что «демостенду быть». Пора переходить к делу. Тестирование может идти по разным сценариям, в зависимости от целей. Однако эффективная процедура включает в себя следующие этапы, которым мы рекомендуем следовать.

  1. Интервью с участниками процесса. Оно проводится, чтобы подготовиться к обучению, выбрать версию установки и определиться с предварительными требованиями по доработке основного функционала. Устно или письменно.
  2. Составление документа для оценки решения — функциональная матрица или техническое задание. Обычно этот документ состоит из нескольких частей: интерфейс, функциональные особенности, адаптация и т.д.
  3. Согласование схемы внедрения. Выбираете платформу (облако, сервер, десктопная версия), подписываете договор тестирования и, если необходимо, NDA.
  4. Установка решения. Этим может заняться ваш ИТ-отдел или вендор ПО. Например, в SmartCAT специалисты проконсультируют по всем вопросам и помогут при установке.
  5. Обучение. Как мы уже говорили, может проходить в несколько этапов и зависит от глубины познаний сотрудников и их количества.
  6. Собственно тестирование.
  7. Подведение итогов тестирования. Оцениваете результаты и впечатления участников.
  8. Экономическое обоснование эффективности внедрения решения. Описываете финансовые выгоды от внедрения программы.

Да, процесс тестирования комплексный и может потребовать времени. Но в результате это поможет сократить затраты, автоматизировать работу сотрудников и повысить эффективность отдела.

При выборе поставщика выясните, у кого есть ресурсы на плотное участие в процессе: от составления ТЗ до технической поддержки каждого пользователя в режиме 24/7.

Если у вас остались вопросы по тестированию, задавайте их в комментариях или присылайте на m.goluntsova@smartcat.ai — буду рада ответить. Если вы хотите попробовать SmartCAT в вашем отделе перевода, напишите на hello@smartcat.pro.

Метки: , , , , , ,